强化管理 优化服务
——教育核算中心二○○五学年第一学期工作总结
一学期来,在上级部门的正确领导下,在全体工作人员的共同努力下,教育核算中心继续以“抓好一支队伍、寻求二个结合、实现三个满意”为整体目标,以“深化改革、强化监督、规范管理、优化服务”为工作重点,进一步扩大“保持共产党员先进性”教育活动的成果,积极优化工作环境,着力完善管理机制,不断提升业务质量,深入推进会计集中核算制度,窗口单位的认可度和影响力持续提高,再次被评为二OO四学年度教育工作先进集体和二OO四年度汇总(决算)报表先进集体。现将主要工作总结如下:
一、把握管理定位,不断优化工作环境。
随着集中核算制度的不断深化,票据规范化程度的不断提高,如何更进一步地做好核算工作,成为管理的中心议题。学期一开始,单位领导就在充分考虑现实情况的基础上,针对“监管”和“服务”之间的关系,进一步强调了“寓监管于服务之中”的管理定位,明确单位的工作重心在于为核算单位“服务”,进而改变了部分同志的模糊认识,充分体现了以人为本、以服务为主体的管理理念,并在实践中取得了良好的效果。
一方面,单位领导根据学校干部人事调整的实际情况,走访了枫桥、轻工技校等数十家核算单位,加强沟通联系,解决实际困难,特别是对新上任的领导干部,更是从服务的角度出发,对经济业务中应该注意的问题及时加以提醒,避免了许多不必要的麻烦。同时,充分考虑核算单位的实际情况和特殊困难,就物品采购、其他作业发票的使用、出租车票据的更新等诸多问题,多次与市会计核算中心、市采购办、局招标办及招投标分中心等相关职能部门进行沟通衔接,力求简化具体手续,努力实现执行政策的严肃性与实际操作的灵活性的最佳结合。
另一方面,全体工作人员以“五心服务”为目标,有些事情宁愿自己多付出一点,多麻烦一点,让核算单位和主办会计方便一点,省力一点,真正把核算单位、主办会计看成顾客一样来对待。在不放弃原则、不放弃监督、不违背大的政策的前提下,能充分考虑教育系统和核算单位的实际,对有些操作要求能简化的简化,能删除的删除,能放宽的放宽。如单笔金额在5万元以下的业务,用款申请表不再到主任处签字,由前台人员审核后直接办理;远程借款时,由前台负责人处理,也不再到主任处审批。我们的这些努力,得到了绝大多数核算单位和主办会计的理解和支持。
二、明晰管理网络,不断完善管理机制。
在上学年重点调整岗位职责、理顺管理关系、规范业务处理的基础上,核算中心进一步完善了行政管理机制,使单位内部的行政管理显得更加科学、合理、规范、高效。
(一)、实行分线负责人例会制度。
为充分保证单位每月各项任务按时、保质地完成,本学期,在召开全体工作人员会议,安排落实新一月的具体工作任务之前,单位新实行了分线负责人例会制度。会议以总结部署各线工作,讨论研究重大问题,通报说明重要信息为主要内容,使各线工作能够始终围绕整体目标协调运行、有序推进。
1、行政管理的方式方法作了新尝试。
行之有效的方法是保证管理取得成功的必要保证。通过负责人会议,中心进一步细化了行政管理的方法——单位的重大事项,由会议讨论决定,分头组织实施,各线协作配合,过程追踪检查,绩效评估反馈;日常行政事务,由主任室牵头,召集有关人员商量决定;上级来文下达工作任务,由综合管理员送主任签发后转至具体承办人。三个层面的不同处理,确保了单位工作的全面推进落实。
2、各线负责人的工作职能起了新变化。
各线负责人例会制度,在一定程度上改变了原来负责人各自为政的状态,使各线工作在推进落实中既分头负责,又相互配合;既独立操作,又胸怀大局;既相互了解,又相互提醒,确保各项工作围绕中心目标展开,从而最大限度地保证了单位工作的高效运转。
3、各线负责人的管理水平有了新提高。
每月一次的负责人例会,各线负责人既要总结上月工作,又要提前部署下月任务,这使得每位负责人必须经常与具体承办人进行联系衔接,及时把握、了解各项工作的进展情况,在实际工作中积累经验,把握规律,逐步实现了增强工作能力,提高管理水平的目标。
(二)、合理调整人员结构。
根据单位业务量不断增加、其他工作又不能掉队的客观需要,中心在不增加工作人员总数的前提下,对人员的岗位结构进行了微调。首先,面对会计集中核算工作不断深化、控制措施日益完善的现实情况,本着“为核算单位提供最佳服务”的精神,对前后台的岗位比例、人员安排作了适当调整,将前台工作人员从5名增加到6名,使岗位设置更科学、人员配比更优化、核算单位更满意。其次,针对前台负责人的设立及工会换届后部分同志兼职过多的实际,对单位的兼职工作也作了一定的调整,基本做到每位工作人员都有兼职工作,实现了“事事有人管、人人有责负”的管理目标,使全体工作人员以单位为重,以业务为重,以服务为重,从而最大程度地调动了全体人员的工作积极性。
(三)、完善各项规章制度。
随着会计集中核算工作的不断深化,一系列新制度的健全出台,原制订的各项岗位制度存在的问题已日益凸现,使得单位的部分工作无章可循、无据可依。为此,中心根据工作计划,按照“以人为本、与进俱进、相对合理、职能综合、奖罚并重、量力而行”的原则,通过书面征求意见、汇总整理分析、逐条思考修改、局部分发反馈、提交会议讨论等一系列步骤,对原制订的《岗位职责》、《内部管理规定》、《进修培训规定》、《奖励制度》作了全面的修订,并重新制订了《工作人员考核制度》。新的规章制度从10月1日起正式开始实施。一段时间的实践证明,新制度充分发挥了激励导向作用和规范约束作用,进一步明确了职责分工、理顺了管理关系、完善了管理机制,在科学性、合理性和可操作性等各个方面较原制度有了较大的提升,使中心内部尽可能多的工作行为纳入了制度化轨道。一学期来,单位的工作氛围更趋融合,业务效率更趋提高。
三、深化业务改革,不断提升工作质量。
在过去的一学期里,财政授权支付制度全面实行,教育局招投标分中心正式运作,核算单位开设专用存款账户……这些财务改革举措的不断出台,给单位的业务质量提出了更高的要求。为此,我们紧紧围绕“深化实施教育会计集中核算”这一中心,着力做了以下工作:
(一)、严格执行财政授权支付制度。
财政授权支付制度规定:除各类托收款项外,凡单项支付在1万元以上的款项由核算中心直接支付至收款人,限额以下的零星开支及各类托收款项才可以由核算单位从授权支付账户支付,各核算单位必须于年终结账前将授权支付账户余额交回核算中心,次年初再由核算中心将限额资金划入授权支付账户。面对这一新的政策,中心在做好宣传发动工作的同时,完成了大量衔接工作,使得新制度得以顺利实行。
1、完善后台核算。
从今年7月份起,结合财政授权支付制度,我们在后台核算方式上作了相应变动。即对核算单位的收支情况分现金、银行存款分别登记。这样尽管后台工作人员增加了不少的工作量,但便于及时了解核算单位对财政授权支付账户的执行情况,并督促各核算单位严格执行出纳定额备用金制度,取得了良好的效果。
2、调整相应内容。
新制度给核算单位的工作带来了一些不便。面对系统实际,我们多次与市中心领导衔接,征得同意后,对财政专授支付制度作了适当调整:一是对人员经费支出,允许在授权支付账户支付后到中心结报(应尽量采用转账方式);二是对三类特殊情况(收款方要求先付款再开票的;中心存款不足而授权支付账户有余额的;急需付款而主办会计确实无法前来报账的),在事先与中心前台取得联系的基础上,允许在授权支付账户支付;三是年终核算单位将余额交回核算中心时,充分考虑到各单位开支需要,在确认收到上交款后,马上划拨单位备用金。这些都在很大程度上方便了核算单位。
3、重视调研整改。
为了真正把新制度贯彻到位,学期末我们对这一制度四个多月来的实施情况进行了调研分析。总的来看,绝大部分核算单位对这一制度是认可和理解的,在执行过程中也能日趋规范,如有17 个学校因三种特殊情况向核算单位审批自行支付,涉及金额 96.7万元。但还有部分核算单位对授权支付制度不够重视,执行不够到位,有22个核算单位涉及违规支付,金额达115.3万元;有9个单位对工会等部分经费的划转理解有误。根据实际操作中比较普遍的问题和部分单位提出的建议意见,核算中心在12月召开了全体主办会计会议,就相关问题作了进一步的明确和说明。
(二)、不断提高财务监控效益。
核算中心的一个主要职能就是通过严要求、高质量的审核和核算,加强对集中核算单位经济业务合法性、合理性的监控,确保教育经费使用效益的最大化。一学期来,本单位通过多种措施来实现这一目标。
1、重学习,统一操作口径。
本学期,无论是财政部门,还是教育系统自身,财政改革的力度不断加大,新政策、新制度连续出台。面对这一切,本单位总是提前安排,督促工作人员切实关注新形势、掌握新要求,严格按财经法规和上级要求进行经济业务的审核。特别是通过前台、后台一系列专题会议,使全体工作人员熟悉各类政策规定,统一了操作口径,使审核工作有据可依,从而确保核算工作的顺利展开。
2、重记载,加强问题剖析。
一学期来,本单位结合开展同工种竞赛,不断加强对异常情况的记载和追踪关注。通过统计,通过统计,2005年7月至12月23日共计退票48张,涉及19个单位,金额达39.6万元。需要补充资料的发票有38张,涉及24个单位,金额达136.9进一步分析看,问题主要有:违反局招标规定、教师暑期外出休养没有按局规定标准执行、发票金额内容明显改动、搬运公司开具居委会发票、差旅报销中住勤补贴超标、局招标采购目录有关内容相矛盾等等。通过对这些典型问题的剖析研究和专项指标的统计分析,在及时、合理地解决和处理违规业务的同时,最大限度地预防和减少了类似问题的发生,切实发挥了教育核算中心的监控作用。
3、重指导,规范基建管理。
针对上学期发现的核算单位基建项目会计核算和财务管理中存在的问题,我们采用“送上去、请进来”的方式加以改进落实。对有项目的主办会计加强业务指导,每人发放《基建财务管理》一书,帮助他们提高业务水平;同时由系统管理员编撰了相关资料,统一用用友财务软件记账、统一会计科目和会计报表,发送到相关学校,解决了主办会计如何做基建账的难题;此外,还积极协同财政监督科的同志到诸暨中专等相关单位上门指导,在规范基建财务管理和会计核算方法,深化教育系统财务改革方面作出了新的探索。
4、重检查,保证资金到位。
本学期中心采取疏导和管理并重的方法,切实解决了以前教办开学收费缴存中存在的矛盾和问题,保证了收支两条线政策落到实处。一方面,在新学期开学前,就组织各镇乡(街道)教办开设了一个专用账户,要求开学所收款项必须立即交入专用账户,并且在一星期内转入财政专户或核算中心账户,以确保开学收费全部按规范渠道进行缴存;另一方面,在10月份组织全体工作人员对各教办开学收费情况进行了核实和抽查,一是将教办的交款金额与票据缴销表数据相核对,以保证缴销表内所有款项已全部纳入核算中心银行账户;二是抽查了15个教办的434本发票,在检查发票有无缺失、填开是否规范的基础上,重点检查发票填开金额与票据缴销表金额是否相符。三是对检查中发现的问题进行逐个落实,个别问题还到有关学校进行核查,然后将意见通过教育网书面反馈到所有核算单位。这样,既保证了学校资金及时交纳到位,又促使教办主办会计能够对收费工作引起足够的重视,从而真正实现学校收费缴费的规范有序、正确高效。
5、重核对,完善资产管理。
根据局财务科的要求,本单位在参与制订了局《关于进一步加强固定资产管理的意见》的同时,每月与各核算单位核对固定资产总帐与明细账,积极督促核算单位解决历史遗留问题,至12月所有核算单位已做到账账相符,同时在日常联系中不断提醒核算单位改进完善实物资产管理制度,确保国有资产的完整和教育经费的使用效益。
四、重视学习钻研,不断提高业务素质。
创建学习型中心、打造学习型团体一直是核算中心的学习目标。一学期来,全体工作人员在完成业务工作的同时,不断深入学习钻研,强化学习氛围。会计师资格获得率从69%提高到86.7%,其中一人正在申报高级会计师职称。在全国级杂志上发表论文2篇,省级杂志上发表论文1篇;在绍兴市教育会计学术论文评比中获得一等奖1名、二等奖1名、三等奖3名;1人参加浙江省教育学会研讨会。此外,工作人员还分别参加了财政局、局财务科组织的会计培训,并按计划下发了《教育会计集中核算的实践与探索》一书。与此同时,在12月中旬对全体主办会计再次进行了业务培训,进一步提升了基层工作人员的队伍素质。
五、正视存在问题,不断找准努力方向。
当然,我们在工作中也碰到了一些困难和问题。有些困难还比较突出,问题还比较尖锐。从内部看,单位的运行机制尚未达到十分科学,工作人员履行职责的能力、方法尚未完全到位,疑难问题不断碰到,困惑不断出现。从外部看,核算单位对单位的评价有一些肯定中的否定,特别是部分主办会计的怨言牢骚仍有出现。面对这些,单位通过一系列会议,进一步统一思想认识,要求全体工作人员主动出击,积极寻求对策,不断开拓创新,落实解决措施。尤其是碰到某些单位和主办会计有意见时,工作人员不是惊慌失措,也不是消极拖拉,更不是不闻不问,而是冷静面对,正确处理,该解释的解释,该弥补的弥补,该调整的调整,从而最大程度地提供了优质服务,为深化会计集中核算作出了进一步的努力。
二OO五年十二月三十日