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健全内部控制制度,规范会计基础工作


                诸暨市教育局核算中心  许国 
  随着社会主义市场经济的不断发展,国家陆续发布了一系列会计法律、法规、规章和制度。但这些法律、法规等是从全国会计工作的总体要求出发的,对于具体会计单位来说还需要必要的补充和细化。目前许多经济案件的发生都与单位内部控制制度不完善,不健全有关,一些不法分子利用这一簿弱环节,把单位的资产不知不觉地流到了自己的口袋里,不通过仔细审查是查不出什么问题来的,因此,建立健全内部控制制度显得非常重要。所谓内部控制制度是指各单位为保护资产的安全和会计资料的真实,为提高经营管理水平和效益而在内部所采取的组织措施、业务处理程序以及其他调节方法的总称。包括内部会计控制制度和内部管理控制制度。

  健全的内部控制制度作用巨大,它以保证国家的法律、法规、政策的贯彻执行,自动检查执行中存在的问题,并予以示警,不断修正和调节内部各部门和个人的行为。保证其在法律法规规定的轨道上健康运行;保证财产物资的安全和完整;保证会计信息和其他信息的真实可靠。防止或减少损失浪费,防止和发现贪污盗窃等违法乱纪行为,落实会计的监督职能。

  内部控制制度的建立应根据单位的规模和经济业务性质的不同而有所不同,但要建立高效能的内部控制制度,必须把握好以下几个方面:

  一是经济业务控制,根据会计法规定,会计机构内部应当建立稽核制度。对于组织内部的不相容职务(指某一项或某几项职务,由一人承担容易造成差错和舞弊,且发生了错弊容易掩饰而不易发现和查处)必须进行分工负责,不能由一人同时兼任,因而达到互相控制的作用。如出纳人员不得兼管稽核、会计档案的保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作,采购员与付款、验收相分离,保管人员与盘点相分离,收款与发货相分离,记账与复核相分离等等。因此,内部控制制度的建立应有一个基本原则:即任何一项经济业务的处理过程不要由某个人单独处理,而是根据不相容的原则,在若干人相互制约下,共同处理。这样可以在一程度防止差错、舞弊的发生。我们可以采用以下几个有效的方法:①建立岗位责任制,即处理经济业务共需多少个岗,每个岗位的职责是什么。②明确管理制度即处理不同经济业务的标准是什么。制度制定的透明度越高,越是便于检查监督。③做好记录,明确责任,便于检查,单位所有业务都必须办理有关手续,留下可供查考的凭证,以明确有关责任,它是单位的基础控制,是会计检查人员确认其账务资料真实程度的重要判断依据,也是会计核算系统运作的最初环节。④加强复核,减少差错率。处理经济业务是单位经济活动的基础,充分反映了一个单位管理水平。单位管理水平高,内部控制制度执行得力,就能减少各方面的工作失误,各项工作的效率就越高。

  二是资产控制。资产是各单位进行经济活动的基础,每个单位和管理人员都有责任与义务保证其资产的安全完整。内部控制制度建立的侧重点要放在资产的管理上。它包括货币资金的管理、存货的管理、债权的管理、固定资产的管理等等。现以现金的管理领域为例说明相应的内部控制制度的建立要求。由于货币资金的流动性特点,需强化对其管理监督,防止营私舞弊、贪污盗窃和挥霍浪费等违纪问题的发生。首选调查单位的会计与出纳的任用是否实行回避制度,会计与出纳是否分开;印鉴和支票是否分开保管;单位的现金是否全部入账;现金收入业务与现金的支出业务是否分开处理;现金记帐凭证是否一致,凭证有无刮、擦、勾抹、重(改)写的现象;现金的收付是否有严格的审批制度;是否建立了定期的现金库存盘点制度等。进行有效的资产控制,可以防止资产流失,避免贪污、挪用等情况的发生。

  三是人员素质控制。指采用一定的方法和手段对有关人员的思想品德、业务能力和工作技能的控制,使各级人员具有与其所负责的工作相适应的素质,从而保证业务活动的质量。人的素质控制是一项带有治本性的控制。为此,必须对人员有一个明晰的标准,并依此来进行控制,否则众人各执一词,对人员要求各异,控制就可能落空。各单位应定期对职工进行思想品德、业务能力和工作技能的教育和培训,培训合格的可以继续胜任,不合格的调离其岗位。

  四是纪律控制。指单位内部制订出对有关业务经办人员的工作纪律。以警示其什么能为、什么不能为,增强其自律意识。工作纪律不仅应该不断完善,而且更得以认真实施,单位须经常检查落实情况,实施奖惩兑现。纪律控制是人员素质控制的补偿性控制,具有很强的岗位性和时效性。通过纪律控制,使职工洁身自好。廉洁奉公,认真做好自已的本职工作。

  五是内部审计控制。它是单位内部建立审计机构对其经济活动进行有效的监督。以保证其会计资料和反映的经济活动的真实、完整,。单位应组织内审人员对本单位的经济活动进行定期的监督检查,以发现问题,揭露弊端,及时纠正。还可以通过财务公开栏和计算机的网络功能等不同形式向全体职工公开单位的财务,向其他有关人员(如学生)进行部分分开(如收费标准,书籍费结算)。增加财务活动的透明度,以取得他们的支持和监督。

  总之,内部控制系统是各单位根据国家有关法律、法规、规章和制度自我设计、自我制订、自我实施,最终自我受益的管理制度,是有意识地制约内部管理和核算工作“假”“乱”的重要工具,是扼制经济领域违法乱纪的重要防线,是确保单位自身“经济安全”的屏障,也是经济监督和检查人员遵循的具体规定和制度。因此,各单位均必须建立并不断健全内部控制制度,以规范会计基础工作,使会计工作更好地为经济和事业发展服务。

 
此文发表于《浙江教育财会》2000年第3期上
  

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